Säga upp vd

Jag har i ett par tidigare inlägg delat med mig av erfarenheter och tankar om när ett vd-byte kan vara nödvändigt. Om nu styrelsens beslutat att vd och bolaget ska skiljas – vad är då nästa steg?

Även om innehållet i huvudsak är avsett för bolagets styrelse kan det vara intressant även för dig som är vd för att bättre förstå dels vilka överväganden din styrelse har att göra, och dels vilka förväntningar du kan ställa på styrelsen.

Styrelsens viktigaste uppgift är att se till att bolaget har den bästa verkställande direktören (vd) för den situation bolaget befinner sig i. Om vd får behålla jobbet eller inte handlar i huvudsak om förtroende – antingen har styrelsen förtroende för vd eller så har man det inte.

Ofta upplever vd att uppsägningen kommer mycket oväntat – som en blixt från klar himmel. Det är dock många som anser att vd får acceptera att en uppsägning kan komma oväntat. Osäkerheten ingår i vd-jobbet och regleras i vd-avtalet. Risken i jobbet kompenseras dessutom med en hög lön. Jag är beredd att hålla med om detta, men med vissa reservationer.

Jag anser att styrelsens viktigaste uppgift inte enbart är att tillsätta och avsätta vd. Det är att göra sin roll alltför enkel. Styrelsen har även en viktig uppgift i att kontinuerligt, och konstruktivt, utvärdera vd samt att delge sin syn på vd:s förmåga att utveckla bolaget och möta styrelsens förväntningar.

Ett vd-byte är inte bara ett viktigt beslut, det är också ett av styrelsens svåraste beslut. Det är ett beslut som har avgörande betydelse för bolaget, dess intressenter och inte minst för vd personligen. Det får aldrig göras förhastat eller slarvigt!

Två situationer där uppsägning av vd blir aktuell är:

1.  Då förtroendet för bolagets vd är förbrukat. Det är ett beslut som vanligtvis föregåtts av en längre tids osäkerhet och där fördelar jämförts med nackdelar vid ett vd-byte. Den mest akuta frågan i denna situation är att hitta en lösning på hur bolaget ska ledas innan en ny vd är på plats.
2. Vid en större organisationsförändring som medför att två bolag (eller ansvarsområden) slås samman med konsekvensen att en vd-position försvinner. Här är beslutet om att säga upp vd oftast enklare eftersom det är en konsekvens av en omorganisation – och inte en förtroendefråga. Det finns helt enkelt inte plats för två vd:ar. Ofta finns också en lösning på ledningsfrågan.

I detta inlägg tar jag fortsättningsvis upp erfarenheter från situationen där vd inte längre har styrelsen förtroende. Men en stor del av innehållet är tillämpligt även i andra situationer, t.ex. där vd rapporterar till en övergripande chef i en koncernstruktur. Där handlar det i första hand om den överordnande chefens förtroende – även om vd formellt sett utses av dotterbolagets styrelse.

Handlingsplan

När beslutet att vd och bolaget ska gå skilda vägar är fattat måste styrelsen att ha kontroll över situationen och den fortsatta processen. En situationsanpassad handlingsplan ska tas fram, som omfattar aktiviteter från förberedelser till dess att en ny vd är på plats.

Handlingsplanen innehåller bl.a. följande punkter:

• Ledning av bolaget efter uppsägning
• Information till personalavdelningen och fackliga företrädare
• Genomgång av vd-avtalet
• Uppsägning och uppgörelse med vd
• Informationsplan (se nedan)
• Sökprocess för att hitta en ny vd.

Ledning

Styrelsen måste omgående hitta en lösning på hur bolagets leds efter uppsägningen av vd. Om det inte redan finns en successionsordning med en intern kandidat är en vanlig lösning att styrelsens ordförande tillfälligt tar rollen som vd till dess att en annan interimslösning är på plats.

En vanlig lösning är att styrelsen hyr in en vd som en interimslösning. Det finns stort antal konsulter som erbjuder ”vd att hyra” med stor erfarenhet från vd-positioner, från olika branscher och situationer.

Vd-avtalet

Innan uppsägningen formellt görs är det viktigt att gå igenom vd-avtalet – det är ju formellt en uppsägning av ett vd-avtal som sker. Här är det viktigt att tidigt informera och ta hjälp av bolagets personalavdelning.

Styrelsen och ordföranden måste känna till villkoren i avtalet och bl.a. förstå vad kostnaderna blir då bolaget (ensidigt) säger upp avtalet. Avtalet skrevs antagligen för ett par år sedan och har kanske inte uppdaterats löpande. Det kan därför finnas områden som behöver ändras (eller är inaktuella) och nya som behöver regleras och uppdateras. Ordföranden, som ska sköta förhandlingen, kanske inte var med vid anställningen av vd och då avtalet ingicks. Hon/han måste kunna svara på alla frågor som kan komma upp och ”inte vara svaret skyldig”.  Ett gott råd är att även ta hjälp av en jurist.

Vd omfattas vanligtvis av aktierelaterad incentivprogram, t.ex. aktier, optioner eller konvertibler. Det är viktigt att ge vd möjlighet att lösas upp programmen, t.ex. genom att sälja sina aktier. Om bolaget inte är börsnoterat måste köpare hittas och en marknadsmässig värdering göras. Här kan bolaget hjälpa vd att få ut sin del av det värde som vd varit med att skapa.

Uppsägning och uppgörelse med vd

Ofta kommer uppsägningen som en stor, negativ överraskning för vd – som en chock. Ordföranden har dessutom ett informations- och förberedelseövertag gentemot vd och ett sätt att överbrygga obalansen är att dela upp själva uppsägningssamtalet i två möten. Vid det första mötet meddelar ordföranden styrelsens beslut och grunderna för detta. Bestäm sedan en ny tid – helst nästa dag – för fortsatta diskussioner runt villkor m.m. Vd får då möjlighet att sova på saken och kan komma mer mentalt förberedd till nästa möte.

Ett inte alltför ovanligt alternativ till bolagets uppsägning är att vd föreslår att hon/han väljer att säga upp sig själv. Vd:s egen uppsägning är oftast är en finansiell sämre lösning för vd men en lägre kostnad för bolaget. Detta kan ge möjlighet till en förhandling och kompromiss i ersättningsfrågan där både bolaget och vd är vinnare.

Tyvärr är kommunikationen till vd i samband med uppsägningen inte alltid rak och uppriktig. I många fall grundar det sig på att styrelsen inte har haft en öppen kommunikation med vd och inte gett konstruktiv feed-back på prestationer under resans gång (se tidigare inlägg). Att säga upp bolagets vd är bland de svåraste besluten för en styrelse att ta och som ordföranden måste kommunicera. Man kan till viss del förstå att det är svårt att ge omedelbar och uppriktig information till vd om styrelsens beslut. Men i en del fall handlar det tyvärr om feghet och brist på respekt. Det bästa är att omgående informera vd och att ta konsekvenserna av beslutet.

Information

Det är styrelsen och dess ordförande som ansvarar för hur information om bytet av vd ska skötas. Viktiga områden är:

• Innehållet i informationen och tidplan (styrelsen/ordförande)
• Information om uppsägningen till vd (ordförande)
• Information till bolaget ledning, dvs. till dom som rapporter till vd (ordförande)
• Extern information, media (ordförande)
• Personal (ansvarig chef)
• Kunder, leverantörer, övriga intressenter (ansvarig chef).

Sökprocess

Om inte en ny, stationär vd (eller kandidat) finns tillgänglig måste styrelsen omgående starta en sökprocess. Läs mer om sökprocess m.m. på min blogg ”Styrelsens viktigaste uppgift”.

Det är inte ovanligt att styrelsen beslutat att byta vd, men vill hitta en ersättare innan man informerar och säger upp befintlig vd. Detta har en del uppenbara risker. Det kommer att gå en kortare eller längre tid mellan beslut och uppsägning. Ofta känner vd på sig att något är på gång som hon/han inte känner till, vilket är en frustrerande och ohållbar situation. Det är dessutom mycket svårt att hålla en extern sökprocess hemlig – förr eller senare får vd (genom sitt nätverk) veta att bolaget söker en ersättare.

Även om styrelsen lyckas hålla processen hemlig så är det lätt att föreställa sig hur det känns för vd den dagen hon/han får veta att styrelsen sökt en ersättare parallellt medan man gett vd sken av att det är ”business as usual”. Styrelsens sätt att hantera vd-frågan kan komma att upplevas manipulativt och översmart. Att köra dubbla agendor på detta sätt visar tyvärr att styrelsen inte har haft en plan för vd-byte och succession.

Konklusion

Sammanfattningsvis kan sägas att uppsägningen ska vara uppriktig, empatisk och generös. Detta ska naturligtvis inte enbart vara en policy som gäller vd utan ska omfatta all personal i bolaget. Styrelsen måste komma ihåg att alla som lämnar bolaget är viktiga ambassadörer och marknadsförare för bolaget. De som lämnar vill kunna tala gott om sin förra arbetsgivare – inte minst vd.

Nästa blogg

I ett kommande inlägg kommer jag ta upp ett exempel på en vd-uppsägning som är hämtat från ett verkligt fall.